ExcelMail使用手冊

一、簡介：

ExcelMail增益集是架構在微軟EXCEL平台的電子報發行軟體，使用者只要在建立的EXCEL資料表輸入收件者的姓名與電子郵件資料，或者直接將OUTLOOK通訊錄匯出成CSV格式，然後用EXCEL開啟，即可利用ExcelMail增益集來進行寄信。本軟體主要設計的特點在方便使用者將Excel2003、ExcelXP、Excel2000中將所建立的資料表直接寄給收件者。

本軟體設計的最初目的，是為了讓教師在沒有資料庫與網頁服務之下，也能進行個別通知學生成績的工作。選擇以EXCEL增益集的方式設計，主要著眼於EXCEL是教師最常用來計算學生成績的試算軟體。教師只要將學生的成績表中再加入學生的電子郵信箱一欄，另外再擁有一個可用OUTLOOK寄信的電子信箱，即可進行寄發成績的通知，教師可以選擇讓每為學生只收到自己的成績，或者收到全班或部分的成績。

當然使用者也可以將本軟體當作電子報發行的軟體，使用者只要透過一些設定可以讓每位收到信件的人，感覺好像那一封信是專程寫給他的，讓收件者比較不會有收到廣告信的感覺，讓使用者願意看你所寄的信。

『ExcelMail使用手冊』閱讀說明：為了方便您使用本手冊請詳讀以下的內容。

{名稱}：代表選擇的主程式，例如{Eexcel}代表主程式是Eexcel。
<ExcelMail>：代表選擇的『增益集』是『ExcelMail增益集』。
[名稱]：代表選擇的主程式中的『工具列』或『功能列』(menu bar)的項目，例如{Eexcel}[格式]代表操作的主程式是Eexcel，工具列是Eexcel中的『格式工具列』，例如{Eexcel}<EexcelMail>[設定]代表操作的主程式是Eexcel，選擇的是『EexcelMail增益集』的功能列中的『設定』功能。
(名稱)：代表選擇程式中的『切換頁籤表單』名稱，例如{Eexcel}(注音標示)代表操作的是Eexcel，選擇的頁籤表單為『注音標示』。
\名稱：代表『工具列』、『功能列』、『切換頁籤表單』或同一標籤中所含之下層選項功能，例如{Eexcel}<EexcelMail>\設定\系統設定，代表操作『Eexcel』中的『EexcelMail增益集』，選項為『設定』下的『系統設定』選項。

二、軟體畫面：

三、簡單操作流程步驟：

1.安裝EexcelMail.msi。

2.安裝EexcelMail增益集之後啟動EXCEL，會出現新增一個[電子郵件]的工具列與按鈕。

3.在{EXCEL}[檔案]\開啟建立新的工作簿或打開含有收件者資料資料表的工作簿，資料表至少必須包含兩個欄位，分別是收件者的姓名與收件者的電子郵件的址，而每位收件者的姓名與電子郵件資料必須在同一列。例如：
(資料表範例)

4.按下{EXCEL}[電子郵件]啟動<EexcelMail>，第一次使用會連結至"增益集工坊網站"，此動作僅為廣告動作不會傳送任何使用者個人資料至該網站，請使用者安心，本軟體不會蒐集使用者任何的資料。

5.設定SMTP伺服器：在<EexcelMail>\指定SMTP伺服器輸入可供寄信SMTP伺服器，例如使用者申請中華電信的ADSL服務，中華電信會提供讓使用者申請一個"帳號@msa.hinet.net"的電子郵件帳號的權利，其SMTP伺服器名稱即為msa.hinet.net ，如果使用者提供的SMTP伺服器必須認證方可使用，例如智邦付費之企業電子信箱，則本軟體將無法使用，本軟體目前尚未提供此認證服務。

6.輸入寄件者姓名於<EexcelMail>\寄件者姓名欄位。

7.輸入寄件者的電子郵件地址於<EexcelMail>\寄件者E-mail地址欄位。

8.設定收件者姓名：先在{EXCEL}收件者資料表中用滑鼠點選收件者的姓名資料，如果要寄發的收件者不是連續的資料格，可以按住Ctrl鍵再用滑鼠點選即可進行不連續的選取收件者，然後按下<EexcelMail>\收件者姓名\選取按鈕，之後<EexcelMail>會出現一個指定選取區的對話表單。

使用者可以指定一個名稱代表選取區，爾後再使用時可直接在<EexcelMail>\收件者姓名\ 的下拉選單直接選取即可選取原選取的區塊，選取之後出現的"選取範圍訊息"的對話表單，如果選擇"是"則所設定的選擇區的名稱會重複使用。

9.設定收件者的電子郵件地址資料：在{EXCEL}收件者資料表中選取收件者的電子郵件資料欄位，然後按下<EexcelMail>\收件者E-mail地址\選取按鈕，<EexcelMail>程式會自動將收件者姓名與收件者E-mail地址資料對映，如果該欄位不含電子郵件地址或收件者姓名資料數目與收件者E-mail地址資料數目不同，都會產生錯誤，選取後一樣出現一個指定選取區的對話表單，預設值為"收件者選取區"所設定的值。

10.設定信件主旨資料：如果為同一信件主旨請直接於<EexcelMail>\信件主旨文字方塊輸入主旨即可，若希望每封信皆有不同的主旨，請於{EXCEL}收件者資料表中建立信件主旨資料欄位，然後依照選取收件者E-mail地址資料的方式操作即可，<EexcelMail>程式會自動將收件者姓名與信件主旨資料對映，如果收件者姓名資料數目與信件資料數目不同，都會產生錯誤，選取後一樣出現一個指定選取區的對話表單，預設值為"收件者選取區"所設定的值。

11.建立信件內容：<EexcelMail>提供使用者寄發同一信件內容與個別化信件內容的功能，以下依序說明。

A.同一信件內容：<EexcelMail>支援純文字與html兩種信件內容格式，純文字部分不支援插入EXCEL資料表資料，只能傳遞<EexcelMail>\信件前文內容文字編輯區的純文字內容，使用者若要直接將在EXCEL資料表選取的範圍資料寄出，必須選擇HTML的格式，只要取消勾選<EexcelMail>\純文字此選項即可選擇HTML格式內容寄發電子郵件，<EexcelMail>在處理HTML格式信件是將信件分為前文與結語兩個區塊，EXCEL資料部分是插入在前文與結語之間，使用者可以在frontpage或dreamweaver等視覺化網頁編輯軟體，或點選<EexcelMail>\編輯\啟動html編輯器即可啟動作IE中指定的HTML編輯軟體來進行HTML編輯，再將信件前文內容編輯好的內容，轉成html的原始碼，複製貼至<EexcelMail>\信件前文內容文字編輯區即可，再選取要寄出的EXCEL資料表資料範圍，按下<EexcelMail>\插入選取資料\選取按鈕，即可將在EXCEL資料表中選取範圍資料與信件合併寄出。

B.個別化信件內容：所謂個別化信件內容是指讓收件者只收到與自己相關的資料，例如我們希望每一位學生只收到他自己的成績，而不會看到別人的成績，以免傷害學生的自尊，如上述(資料表範例，若表中的exam1欄位代表第一次段考成績)中我們希望"蕭峰"同學只收到自己的"段考成績"而不會看到其他人的成績，要達到此目的首先必須將寄發資料與收件者姓名資料放置在資料表的同一列，再進行<EexcelMail>設定，記得要執行個別化信件內容必須取消勾選<EexcelMail>\純文字此選項。

<EexcelMail>提供兩種方式，第一種只要在執行<EexcelMail>\插入選取資料動作後，再勾選<EexcelMail>\批次對應插入選取資料選項， <EexcelMail>會自動進行寄發資料與收件者姓名資料的批次對應，再執行寄出信件即可。

第二種方式較為複雜，但是可以產生個別化程度更高的信件，即執行<EexcelMail>\批次取代前文此功能，只要在信件前文內容中加入含有<EexcelMail>\批次取代前文所選取的資料欄位名稱，<EexcelMail>在信件寄出時會進行內容取代，以下範例信件為例：

一、先建立以信件前文內容：

姓名同學：

以下為你本學期各次段考的成績，請參閱。

試別第一次段考第二次段考第二次段考

成績
exam1

exam2

exam3

導師金

二、選取資料表中B~F四個欄位，這四個欄位中有三個欄位含有所要寄發的內容資料，點選<EexcelMail>\批次取代前文\選取按鈕即可。為了避免信件內容錯誤，可以執行<EexcelMail>\測試寄信功能，測試信件會寄至所設定的寄件者的電子信箱中，寄信過程中<EexcelMail>會詢問<EexcelMail>\批次取代前文所要取代的欄位名稱的列數，一般通常是第一列為欄位名稱(抬頭)，所以預設值為1。以上信件內容範例經<EexcelMail>\批次取代前文處理收件者收到的內容如下：

蕭峰同學：

以下為你本學期各次段考的成績，請參閱。

試別第一次段考第二次段考第二次段考

成績
67

71

41

導師金

<EexcelMail>會將信件中與批次取代所選取的欄位名稱相同的部分進行替換，所以使用者必須幾檢查信件內容替代的部分與資料欄位名稱，以免取代了不該取代的部分。

12.選取附加檔案：<EexcelMail>同樣提供所有收件者寄發同一附件與收件者各自收取不同附件的功能，寄發同一附件只要點選<EexcelMail>\附加檔案\瀏覽按鈕，選取所要寄發的附加檔案即可。若要讓收件者各自收取不同附件的功能，必須在資料表中加入一欄含有附加檔案目錄位置名稱的欄位資料，再重複類似前述選取收件者電子郵件資料的步驟即可。

13.儲存信件檔：點選<EexcelMail>\檔案\信件存檔可將信件儲存重複利用。

14.讀取信件檔：點選<EexcelMail>\檔案\信件讀取可讀取已儲存信件，並開啟該信件收件者資料所在的EXCEL工作簿。

15.儲存指定SMTP伺服器的資料：點選<EexcelMail>\檔案\儲存為系統的預設值即可。

16.設定系統參數：點選<EexcelMail>\設定，叫出設定SMTP伺服器主機名稱、表單可指定伺服器回應時間、每次聯結最大的寄信量

17.查詢寄件錯誤訊息：若要查詢寄件錯誤訊息，可點選<EexcelMail>\編輯\郵件錯誤訊息。

試別	第一次段考	第二次段考	第二次段考
成績	exam1	exam2	exam3